Non-disclosure agreement (NDA), czyli umowa o zachowaniu poufności, to dokument prawny, który zobowiązuje strony do nieujawniania informacji określonych jako poufne. Najczęściej stosowany w relacjach biznesowych, NDA chroni tajemnice handlowe, dane finansowe, informacje technologiczne oraz inne wrażliwe dane przed dostępem osób trzecich. Pojęcie to wywodzi się z prawa anglosaskiego, jednak w Polsce znalazło swoje miejsce w ramach regulacji dotyczących ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.

Znaczenie w kontekście HR

W kontekście zarządzania zasobami ludzkimi NDA odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu ochrony poufnych informacji firmy, zarówno podczas procesu rekrutacji, jak i w trakcie trwania zatrudnienia. Umowy o zachowaniu poufności mogą być stosowane zarówno wobec pracowników, jak i zleceniobiorców czy kandydatów na stanowiska, w przypadku przekazywania im wrażliwych informacji o strategii, klientach czy procesach firmy. Dla pracodawców NDA to nie tylko forma zabezpieczenia przed wyciekiem informacji, ale również sposób na budowanie zaufania w relacjach biznesowych. Z kolei pracownicy, podpisując taką umowę, zobowiązują się do odpowiedzialnego zarządzania danymi firmy, co może wpływać na ich postrzeganie profesjonalizmu i lojalności.

Zastosowanie w praktyce

NDA znajduje zastosowanie w wielu sytuacjach związanych z codzienną pracą działów HR. Na przykład, podczas rekrutacji, gdy kandydatom udostępniane są szczegóły dotyczące strategii rozwoju firmy, umowa o poufności może zabezpieczyć przed ujawnieniem tych informacji konkurencji. Również przy wdrażaniu nowych pracowników NDA chroni poufne dane, takie jak listy klientów czy procedury wewnętrzne. Coraz częściej umowy te stosowane są również w kontekście pracowników zdalnych, którzy mają dostęp do firmowych zasobów z różnych lokalizacji. Dobre praktyki obejmują regularne szkolenia z zakresu ochrony poufności oraz jasne określenie, jakie informacje są objęte NDA.

Aspekty prawne NDA

W Polsce, NDA opiera się na przepisach dotyczących tajemnicy przedsiębiorstwa zawartych w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Zgodnie z tą ustawą, ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa może być uznane za czyn nieuczciwej konkurencji, co może prowadzić do odpowiedzialności cywilnej lub karnej. NDA, choć formalnie nie jest wymogiem prawnym, stanowi dodatkowy mechanizm zabezpieczający interesy firmy. Umowa powinna jasno precyzować, jakie informacje są uznawane za poufne oraz jakie sankcje grożą za ich ujawnienie. Warto też pamiętać, że NDA może obejmować zarówno okres zatrudnienia, jak i czas po jego zakończeniu.

Ciekawostki i ciekawe przypadki

Interesującym przykładem z praktyki jest zastosowanie NDA w branży technologicznej, gdzie firmy, takie jak Apple czy Google, wprowadzają umowy o poufności nawet wobec swoich partnerów biznesowych. W Polsce ciekawy przypadek dotyczy firm start-upowych, które często stosują NDA w negocjacjach z potencjalnymi inwestorami, aby chronić swoje innowacyjne pomysły przed kradzieżą lub kopiowaniem.

Warto również wspomnieć, że coraz częściej umowy o poufności obejmują także media społecznościowe, w celu ograniczenia ryzyka nieautoryzowanego udostępniania poufnych informacji online.

Źródła i dalsze informacje

Dla pogłębienia wiedzy na temat NDA warto zapoznać się z ustawą o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji oraz publikacjami prawnymi dotyczącymi ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Polecam również kursy online dotyczące zarządzania zasobami ludzkimi i ochrony danych, dostępne na platformach takich jak Coursera czy Udemy. Aby lepiej zrozumieć, jak NDA funkcjonuje w praktyce, warto zapoznać się z blogami ekspertów prawa pracy oraz forami branżowymi, gdzie omawiane są realne przypadki zastosowania NDA w polskich firmach.

Przykład umowy NDA

UMOWA O ZACHOWANIU POUFNOŚCI

zawarta w dniu ___________ w ___________ pomiędzy:

[Nazwa firmy / Imię i nazwisko osoby fizycznej], z siedzibą w ___________ (adres: ___________), zarejestrowaną w ___________ pod numerem ___________, reprezentowaną przez ___________, zwaną dalej „Stroną ujawniającą”,

a

[Nazwa firmy / Imię i nazwisko osoby fizycznej], z siedzibą w ___________ (adres: ___________), zarejestrowaną w ___________ pod numerem ___________, reprezentowaną przez ___________, zwaną dalej „Stroną otrzymującą”,

razem zwanymi dalej „Stronami”.

§1. Przedmiot umowy

  1. Celem niniejszej umowy jest ochrona informacji poufnych przekazywanych przez Stronę ujawniającą Stronie otrzymującej w związku z: ___________ (np. negocjacjami biznesowymi, współpracą, projektem).
  2. Informacje poufne to wszelkie informacje, dokumenty, dane, które Strona ujawniająca przekazuje Stronie otrzymującej w dowolnej formie (pisemnej, ustnej, elektronicznej), a które nie są powszechnie dostępne oraz zostały oznaczone jako poufne lub z samego charakteru są poufne (dalej: „Informacje poufne”).

§2. Obowiązki Strony otrzymującej

  1. Strona otrzymująca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszystkich Informacji poufnych przekazanych jej przez Stronę ujawniającą.
  2. Strona otrzymująca zobowiązuje się do wykorzystania Informacji poufnych wyłącznie w celach związanych z ___________ (np. realizacją umowy, przeprowadzeniem negocjacji).
  3. Strona otrzymująca zobowiązuje się nie ujawniać Informacji poufnych osobom trzecim bez uprzedniej, pisemnej zgody Strony ujawniającej, z wyjątkiem:
    • pracowników lub współpracowników, którym dostęp do Informacji poufnych jest niezbędny do realizacji celu umowy,
    • podmiotów, którym ujawnienie jest wymagane przez przepisy prawa, pod warunkiem poinformowania Strony ujawniającej o takim obowiązku.

§3. Wyłączenia z ochrony

  1. Informacje poufne nie obejmują informacji, które:
    • są publicznie dostępne w momencie ich ujawnienia,
    • zostały uzyskane przez Stronę otrzymującą legalnie, bez obowiązku zachowania poufności, od osoby trzeciej,
    • Strona otrzymująca opracowała samodzielnie, bez wykorzystania Informacji poufnych Strony ujawniającej.

§4. Czas obowiązywania umowy

  1. Niniejsza umowa obowiązuje przez okres ___________ lat od dnia jej podpisania lub do momentu, gdy Informacje poufne staną się publicznie dostępne z przyczyn niezależnych od Strony otrzymującej.
  2. Obowiązek zachowania poufności będzie obowiązywał również po zakończeniu współpracy między Stronami przez okres ___________ lat.

§5. Sankcje za naruszenie umowy

  1. W przypadku naruszenia postanowień niniejszej umowy Strona ujawniająca ma prawo do dochodzenia odszkodowania w wysokości ___________ zł, które Strona otrzymująca zobowiązuje się zapłacić tytułem zryczałtowanego odszkodowania za poniesione straty.
  2. Strona ujawniająca może dochodzić również pełnego odszkodowania za wszelkie szkody wynikające z ujawnienia lub niewłaściwego wykorzystania Informacji poufnych.

§6. Postanowienia końcowe

  1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
  2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeks cywilny oraz ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
  3. Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy Strony będą starały się rozwiązać polubownie. W przypadku braku porozumienia spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Strony ujawniającej.

Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

Strona ujawniająca ______________________
Strona otrzymująca ______________________

Data: ___________

Klauzula informacyjna

Niniejszy wpis ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi profesjonalnej porady prawnej. Zawarte w nim informacje mają na celu przedstawienie ogólnych zagadnień związanych z omawianym tematem i nie powinny być traktowane jako wiążące wskazówki prawne. W celu uzyskania dokładnych informacji dotyczących konkretnej sytuacji prawnej, zaleca się skonsultowanie z prawnikiem lub innym odpowiednim specjalistą.